会議を円滑に進めるうえで欠かせないファシリテーション力。
ファシリテーション力をつけることで
・ダラダラと時間だけが過ぎて、本題が見えない意味のない会議を
・プロジェクトを推進して次のアクションと今後の展望を見渡すことができる有意義な会議
に変えることができます。
ファシリテーション能力を正しく身に付け、組織の成長スピードを一気に上げましょう。
この記事では、具体的に下記内容を解説していきます。
・ファシリテーションスキルがなぜ重要なのか
・ファシリテーションの基本的な考え方
・3つのコツと具体的な手順
ファシリテーション力が重要な理由
ファシリテーションとは主に以下の目的があります。
・集団行動をスムーズにすること
・成果を最大化する環境を構築すること
・会議を通して人材を育成すること
会議やプロジェクトは、プロジェクトのアサイン人数が多くなったり、多様な立場やスキルの人材が集まったりすると、難易度が段階的に上がっていきます。
そういった時に円滑に会議やプロジェクトの方向性を定めるファシリテーション能力が非常に重要になります。
そして、ファシリテーション能力は今後より欠かせない能力になっていきます。
グローバル化や交通手段の多様化・コストダウン、ビデオ通話を使った会議など
場所や時間を問わず様々な人が一つのプロジェクトに関わるようになりました。
こうした背景の中で、多種多様な人の意見や戦略を吸い上げてまとめ上げるファシリテーション力がより重要にになっています。
ファシリテーションの基本的な考え方
ファシリテーションを行うファシリテーターとしばしば混同して語られるのが“リーダー”です。
しかし、リーダーとファシリテーターは大きく違う点があります。
簡単に説明すると以下のような違いがあります。
・リーダーの役目はプロジェクトを牽引すること
・ファシリテーターの役目は、チーム全体を見渡して、成果を出しやすい土壌をつくること
リーダーはメンバーに指示をしてプロジェクトを進めていきますが
ファシリテーターはメンバー全員で歩みを進めてプロジェクトを進めていくというイメージです。
会議やプロジェクトには多種多様な人が参加をするため、縦の関係ではなく、水平の関係で物事を進めるファシリテーターの能力が求められます。
ファシリテーションスキルを発揮するための3つのコツ
ファシリテーションのスキルを発揮するためには意識するべき3つのコツがあります。
なるべく多くの意見を吸い上げる
会議やプロジェクトでは、声の大きな意見や多数派の意見に隠れて、優れた意見が隠れている可能性が多くあります。
そういった意見を全て吸い上げていくのもファシリテーションの大きな要素のひとつです。
そのためには、会議の時だけではなく普段から適度な距離感で交流をもち、チーム全体がリラックスした状態を作るのも一つのポイントになります。
会話が起きやすいような雰囲気づくりをしましょう。
目的と現在地を常に整理し、到達することをイメージさせる
ファシリテーターは常に全体を俯瞰的に見渡し、プロジェクトの目的を常に提示することが必要になります。
メンバーがプロジェクトに対して、「なぜやっているのか？」「なにを目的にしているのか」という疑問を抱くことのないように、目的を再共有することが重要です。
ミーティングの頭で必ず目的を共有することで、成果に対して最短距離で向かうための意見を吸い上げられるでしょう。
また、目標や成果を達成した時の具体的なイメージを頭に浮かべさせることで、チームの士気をあげることもファシリテーターの重要な仕事の1つです。
議論の交通整備をする
異なる多くの意見を吸い上げると、当然意見がぶつかる場合も出てきます。
そういった時に、どのように意見を整理し、最適解を見つけ出せるのかが、ファシリテーターの腕の見せ所。
納得される意見のまとめ方や、無数にあるアイディアの中でどれを選択するのかによって、プロジェクトの方向性が決まってしまいます。
チームメンバー一人ひとりの個性を最大限生かして、成果を出せるようにしましょう。
議論の交通整理をする際は、思考方法の型を覚えておくとスムーズです。
具体的な思考法には
・アイスブレイク
・ブレインストーミング
・ポジショニングマップ
・バタフライテスト
・クリティカルシンキング
・ロジカルシンキング
などがあります。
具体的なファシリテーションの手順と思考法の活用
ファシリテーションの手順としては以下の通りです。
➀会議の雰囲気づくり
➁意見の吸い上げ・弁証法
➂意見の整理
➃合意形成
➄最終確認・合意形成
それぞれの手順で活用できる思考法についても整理していきます。
➀会議の雰囲気づくり
重苦しい雰囲気は新しいアイディアやこれまでにない意見を阻害してしまう可能性があります。
いつでもだれでも発言ができるように場の空気を調整することが必要です。
この時に使うのが、アイスブレイク。参加メンバーの心を溶かすためにもまずは簡単なゲームを用意するなどして、全員に発言の機会を作ることが重要です。
➁意見の吸い上げ・弁証法
発言しやすい空気になったところで、議題に対するメンバーの意見を聞いていきます。
その時に必ずプロジェクト全体の目的とゴールを共有し、確認するようにしましょう。
この時に活用できるひとつの思考法がブレインストーミング。
集団でアイデアを出し合い、多くの意見を自由に出していく手法です。
ブレインストーミングには4つの原則があります。
1.「批判しない」
出てきた意見を批判しない。どんなアイディアでも歓迎する。
2.「自由に発言する」
奇抜で面白いアイディアを歓迎する。
3.「質より量を重視する」
できるだけ多くのアイディアを出す。
4.「アイディアを繋ぎ合わせる」
それまでに出てきたアイディアを組み合わせたり、連想を働かせることで新しいアイディアを生み出す。
また、弁証法といって、一つのアイデアに対して、対になるような対案を出させることも必要です。
異なるアイデアをぶつけあうことによって、より良いアイデアが生まれるようになります。
➂意見の整理
意見を吸い上げしたあとは、最適解に近づけるために意見を整理していきます。
この時に活用できる思考法のひとつにポジショニングマップがあります。
ポジショニングマップはブレインストーミングでだしたアイディアがどこに分類されるかを視覚的に素早く把握し、整理する技法です。
2つの切り口を軸にして、アイデアがマップ上のどこに位置しているかを整理することで、
プロジェクトの進行を円滑に進めることができます。
➃判断する
意見をもとに、最終的な判断をするフェーズです。
ファシリテーターには全員が納得できるような判断が求められます。
この時に活用できるのがクリティカルシンキング。
クリティカルシンキングとは、出ているアイデアが「議題に本当に合っているのか」「効果が本当にあるのかどうか」を考案し結論をだす技法です。
その時点で出ているアイディアの中での最適解を見つけだすことができます。
➄最終確認・合意形成
判断した内容を全員で確認して、合意形成をはかります。
その時に重要なのが、次回のアクションをしっかりと定めるということです。
・どんなタスクがあるのか
・だれが担当するのか
・いつまでに行うのか
をしっかりと決めきることが重要になります。
まとめ：ファシリテーション力で組織の成長を
この記事では、具体的に下記内容を解説してきました。
・ファシリテーションスキルがなぜ重要なのか
・ファシリテーションの基本的な考え方
・3つのコツと具体的な手順
ファシリテーション力をうまく活用することで、プロジェクトを大きく進展させることができます。組織のファシリテーション力を高め、一気に成長スピードを加速させましょう。
