会議での決定事項をまとめる議事録。
議事録を上手くまとめることは、下記のようなメリットが多数あります。
・業務上での抜け漏れや認識違いを無くす
・その後のプロジェクトで誰がどんなアクションをとればいいのかを明確にする
・プロジェクトを円滑に推進させる
議事録はプロジェクトを進めるために必要不可欠な要素です。
この記事では、議事録の書き方のポイントを5つ挙げます。
突然議事録を任された時や重要な会議の議事録担当になった時にしっかりと議事録をまとめ、プロジェクトを推進して社内評価をグッと引き寄せるための準備をしましょう。
議事録の質を決める書き方の5つのポイント
議事録の書き方のポイントを5つ紹介します。
ファーストビューで内容が簡潔に伝わる
ファーストビューで内容が簡潔に伝わるようにすることで、議事録の質が大きく変わります。
多くの議題が出たりや大きくプロジェクトが進展したりすると、議事録はどんどん長くなっていきます。
そういった時に、誰もがファイルを見た瞬間に会議で何が行われていたのかを把握するために一目で内容がわかるようにまとまっていることが重要です。
具体的には最低限、下記項目がまとまっていると良いでしょう。
・日付
・参加メンバー
・議題
・その場で決まったこと
・決まったことに対していつまでに誰が何をするのかのアクション指定
特に、その場で決まったこととアクション指定を誰がみても分かりやすく記載することで
ファーストビューで伝わる議事録を書くことができる重要なポイントとなります。
誰に向けての議事録なのかを意識する
次に、その議事録を誰が見るのかを意識することが重要です。
・社内メンバーだけが確認するものなのか
・クライアントに提出・共有するものなのか
・自分のメモ用で使うものなのか
上記のいずれにしても、書き方が変わってきます。
社内メンバーが確認するものであれば体裁を意識しすぎることはないでしょう。逆に「いつまでに」「誰が」「何をやるのか」のアクションをしっかりと記載する必要があります。
クライアントに提出・共有するものであれば、体裁を整える必要がありますし、クライアントに提出する用の表現になっているか、社外に出してはいけない情報は載っていないかをしっかりと確認することが重要です。
自分用のメモであれば、要点だけ抜粋して、時間をかけすぎない書き方を心がける必要があります。
「議事録を取って」と頼まれて、その議事録を何のために取るのかが分からない場合は先に「この議事録は誰が何のために見るものなのか」を確認することが重要です。
「誰が見るのか」の思考を徹底することによって、その議事録の価値を大きく高めることが可能になります。
次回アクションが明確である
次回アクションが明確であることも非常に重要なポイントのひとつです。
議事録や会議自体には意味がなく、ミーティングをした結果、プロジェクトをどう動かすか、誰がどうアクションするのかが重要になります。
次回アクションがない議事録は、責任の所在があいまいになり、プロジェクトが進展せず、逆にプロジェクトの停滞を招いてしまいます。
「誰が」「いつまでに」「何をするのか」をしっかりと記載してあることが良い議事録の条件といえます。
見栄えの良さを意識する
見栄えの良さは軽視されがちですが、議事録においては非常に重要です。
・誤字脱字がないか
・重要な項目が太字や下線で強調されているか
・左揃えになっているか
など見栄えが良ければ、それだけ上司やクライアントが読み返す労力を減らすことができます。
基本的に、議事録は“忙しい人が読む”という前提で作ると良いでしょう。
出来るだけその場で書く
出来るだけその場で書くことを意識することも重要です。
重要そうだと思ったことは書くだけ書いて、メモしておくことが重要です。
あとから思い出そうとしても記憶の違いで不正確なものになってしまい、議事録の価値を大きく損ないます。
その後に、要点をまとめて作成すると良いでしょう。
本当に議事録が上手い人は、メモ自体が議事録になり、会議が終わった瞬間に議事録を出せるようになります。
議事録自体に時間をかけるのは意味がないので、最短時間で正確に作成できる姿を目指しましょう。
良い議事録の例
前述した通り、議事録は誰に向けて書くものなのかによって大きく変わりますが
簡単な良い議事録の例を記載します。
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○○社アプリ作成プロジェクト第3回御打ち合わせ
参加者：○○社 田中部長、佐々木係長、弊社佐藤、太田
場所：○○社B会議室
【○○社アクション】
11/20㈫までに佐々木係長確認、対応
・バグのチェック
・基本情報精査(明日)
【弊社アクション】
11/20㈫までに弊社太田確認
・お問合せフォームの作成
・マップ埋込(要確認)
◆決定事項
・リリースは3月31日12時
・終了予定と中途経過については毎週水曜日に弊社太田からご報告
・一部機能はペンディングしているので今日18時までに進捗を確認して田中部長に連絡
・告知用の画像作成は○○社広報部高田様が担当。後日打合せ
◆リリース時に間に合えばいれたい機能
・ポイント貯める機能の実装。
・駐車場の空き状況を確認する機能
◆今後のリスク
・エリア区分についての認識の不一致→すり合わせが必要
・会員カードのバーコードを読み取れるかどうか
・PUSH通知を送付した際の端末ごとの表示のばらつき
☆田中部長、弊社佐藤で別途打合せ。
◆次回お打ち合わせ
11月20日㈫15時 ○○社B会議室
◆ガントスケジュール
別途Excelシート参照
以上
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議事録を書く際は臨機応変に
議事録の書き方の例をあげましたが、その業界やその現場にしかない特殊なルールや書き方、言い回しが設定されていることがあります。
全てをオリジナルで書こうとせずに、過去に使われてきた議事録を集め、いい部分を積極的に吸収していくことが重要です。
例えば、クライアントが専門知識に乏しい場合は、用語の説明資料を別途で送付すると円滑に会議が進むかもしれません。
クライアントとの信頼関係がすでにできている場合は、場合によっては細かい部分を省いて簡潔に表現したほうが良いかもしれません。
本質的にどのような議事録が必要とされているか、プロジェクトの進展に貢献できるかを常に思考する癖をつけると徐々に力がついてきます。
臨機応変に形を変えながら、自分なりのスタイルと型を見つけましょう。
まとめ
議事録の書き方の質で、プロジェクトの進展と成功が大きく左右されます。
そこで良い議事録を書くための下記5つのポイントを紹介しました。
・ファーストビューで内容が簡潔に伝わる
・誰に向けての議事録なのかを意識する
・次回アクションが明確である
・見栄えの良さを意識する
・出来るだけその場で書く
この5つを意識していれば、おのずとよい議事録がとれるようになって、プロジェクトの成功及び社内評価、市場価値の向上にもつながるでしょう。
技術的なポイントだけではなく、本質的にどのような議事録が必要とされているか、プロジェクトの進展に貢献できるかを常に思考する癖も非常に重要になります。
良い議事録の例と自分の議事録を照らし合わせながら、もっともそのプロジェクトに適した形にアレンジして、良い議事録を書けるようになりましょう。
